Kuinka palaverissa saadaan käsiteltyä asiat puolet nopeammin? Lue blogista, miten valmennus auttoi Saarni Likeitin asiantuntijoita kehittämään palaverikäytäntöjä.

Palaverit venyvät, keskustelut rönsyilevät, palaverikäytännöt vaihtelevat ja valmistautumiseen ei ole aikaa. Nämä ongelmat ovat tuttuja monille, myös Saarni Likeitin asiantuntijoille.

He osallistuivat Tupu Creativen valmennukseen alkuvuonna 2024. Valmennuksen tavoitteena oli tehostaa palavereiden kulkua ja antaa vetäjille varmuutta omaan rooliinsa. Ratkaisuna oli fasilitointitaitojen vahvistaminen.

Konkreettinen muutos palavereihin

Palaverikäytäntöihin saatiin konkreettisia muutoksia palaverin suunnittelupohjan avulla. Valmennukseen kuuluvan suunnittelupohjan kysymykset ohjaavat palaverin suunnittelua ja auttavat selkiyttämään tavoitteen ja toivotut tulokset.

Myös keskustelu vetäjän roolista ja osallistujien vastuusta auttoi selkeyttämään sitä, miksi palavereja ylipäätään pidetään.

Valmennus tarjosi kiireisen arjen keskellä ainutlaatuisen tilaisuuden pysähtyä pohtimaan tehokkaampia työtapoja. Ajan omistaminen tehokkaampiin työtapoihin näkyi myös valmennuksen jälkeen. Jopa lyhyt pohdinta palaverin tarkoituksesta auttoi fokusoimaan yhteistyötä kohti tavoitetta.

Koko tiimi mukana – kaikki ymmärtävät miksi

Likeitin mukaan valmennuksen toteutuksessa etuna oli se, että kaikki tiimin jäsenet osallistuivat yhtä aikaa valmennukseen. Käytännössä kaikkiin viikottaisiin palavereihin ruvettiin tekemään muutoksia ja tiimiläisillä oli jaettu käsitys siitä, miksi palaverikäytännöt laitetaan uusiksi.

Toisaalta valmennukseen osallistuneet työskentelevät osittain erilaisissa tehtävissä. Valmennuksen anti oli kullekin omanlainen:

  • vetäjän roolin selkeytyminen
  • rohkeuden lisääntyminen palaverin tai koulutuksen johtamisessa
  • kyky rajata keskustelua tavoitteeseen ja keskeyttää aiheesta poikkeavat sivupolut

Käytännön vinkit heti käyttöön

Valmennus tarjosi käytännönläheisiä työkaluja, joita osallistujat voivat hyödyntää heti työssään. Esimerkiksi ”parkkipaikka” osoittautui erittäin käyttökelpoiseksi palaverikäytännöksi.

Parkkipaikka tarkoittaa fyysistä tai digitaalista paikkaa, johon voi kirjata muistiin asiat, joita palaverissa nousee esiin, mutta jotka eivät kuulu kyseiseen palaveriin.

Etäkokouksessa parkkipaikkana voi olla esimerkiksi chat. Palaverin päätteeksi asiat voidaan siirtää chatista toisen palaverin asialistalle tai muistiinpanoihin selvitystä vaativiksi asioiksi.

Miten ajansäästössä onnistuttiin?

“Tämäkin palaveri olisi voinut olla sähköposti”, moni ajattelee, kun osallistuu palaverin muotoon naamioituun tiedotustilaisuuteen. Valmennukseen osallistuneet Likeitin asiantuntijat päättivät lisätä toistuvan palaverin asialistalle tiedotettaville asioille kohdan, johon palaveriin osallistuvat päivittävät ajankohtaisia kuulumisia.

Ajankohtaiset asiat ovat jaetussa tiedostossa ja palaverin aikana kaikille luettavissa, vaikka asioita ei sellaisenaan käydä läpi. Myös muissa palavereissa saatiin tehostettua ajankäyttöä.

Likeitin käyttötuen tiiminvetäjä Satu Kylmämetsä kertoi, miten palaverissa vapautui aikaa muiden asioiden käsittelyyn, kun pakollisiin tehtäviin kului lähes puolet vähemmän aikaa.

“Teimme heti muutamia nopeita muutoksia viikottaisiin palaverikäytänteihin, uudistimme palaverien agendaa ja toimintatapoja palaverissa jotta saimme siitä sellaisen, että jokaisen ääni saadaan kuuluviin ja tiimille tärkeimmät asiat nostettua tarkemmin esille. Olemme vielä keskellä tätä muutosprosessia, mutta nyt jo on selkeää, että kävimme läpi liian monta asiaa pintapuolisesti, nyt keskitymme oleelliseen ja osa asioista tulee jatkossa saamaan omat kuukausittaiset läpikäyntinsä viikottaisten asioiden sijaan.”

Vaivaako tehottomat palaverit? Tutustu Parempi palaveri -valmennukseen ja pyydä tarjous.