Kokouksen tai työpajan vetäjänä pääset fasilitoijan rooliin. Parhaimmillaan fasilitoija onnistuu tekemään yhteisestä ajasta sujuvaa ja varmistamaan, että jokaisen ääni tulee kuuluviin. Osallistujalähtöisen toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa on kuitenkin muutamia sudenkuoppia, joita kannattaa varoa.
Fasilitointi tarkoittaa tavoitteellisen yhteistyön ohjaamista. Se on käytännössä joukko ajattelutapoja ja käytäntöjä, joita yhdistää osallistujalähtöisyys ja tavoitteellinen toiminta. Fasilitoijan roolissa on samaan aikaan valtaa päättää tilaisuuden kuljetuksesta sekä vastuu antaa tila osallistujille.
Tässä kirjoituksessa käyn läpi neljä fasilitoinnin virhettä. Poiminnat perustuvat kokemuksiini niin osallistujana, fasilitoijana kuin valmentajanakin.
1. Fasilitoija ei kuuntele
”Ei ne osallistujat tiedä, mitä ne tarvitsevat”, kommentoi eräs valmennukseeni osallistunut asiantuntija, joka fasilitoi työssään asiakastyöpajoja. Ohjeistin häntä hyväksymään kaiken, mitä osallistujat sanovat.
Ohjetta oli vaikea niellä. Konsultoivassa roolissa voi olla vaikea asettaa omat käsitykset syrjään ja aidosti kuunnella osallistujia. On helpompaa kertoa, miten asiat ratkeavat.
Esimerkin tapauksessa työtapojen tavoitteena oli sitouttaa osallistujia ja oivalluttaa heitä ajattelemaan uudella tavalla. Osallistujien tuottamien sisältöjen ei siis ollut edes tarkoitus vaikuttaa asiantuntijapalvelun lopputulokseen. Hyväksymisen merkitys olikin siinä, että osallistujalle tulee kokemus siitä, että hänen sanomisillaan on väliä.
Kokemus kantaa myös niissä vaiheissa, kun tavoitteena on yhteinen päätöksenteko tai tulosten jalkauttaminen.
2. Menetelmät etusijalla
Kun valmistuin teatteri-ilmaisun ohjaajaksi 2010-luvun alussa, tiesin, että taidelähtöiset menetelmät mullistavat maailman. Rakastin työtapojani niin paljon, että en nähnyt arvoa toteuttaa työpajoja esimerkiksi pelkkään keskusteluun perustuen. Minulla meni monta vuotta sen tajuamiseen, että joskus on hyvä laittaa oma rakas työkalupakki syrjään ja kokeilla toisia tapoja.
Osallistujat nimittäin eivät ole aina yhtä valmiita toiminnallisiin harjoituksiin kuin niihin tottunut vetäjä. Olen myös törmännyt siihen, että jotkut kieltäytyvät osallistumasta tilaisuuksiin, joissa kirjoitellaan asioita tarralapuille. Silloin täytyy miettiä, miten osallistumisen kynnystä voisi madaltaa. Täytyykö menetelmiä vaihtaa? Voiko osallistujia houkutella uusien työtapojen äärelle heille sopivalla tahdilla?
Menetelmähurmosta syntyy usein silloin, kun on itse päässyt kokemaan jonkin lähestymistavan voiman. Esimerkiksi myönteinen kokemus innostavasta fasilitoinnin tai palvelumuotoilun koulutuksesta voi saada ajattelemaan, että nyt on löytynyt ratkaisu, joka sopii lähes kaikkeen. Menetelmä itsessään on kuitenkin vain näkyvä jäävuoren huippu. Osallistumisvalmiuteen vaikuttavat osallistujan oma asenne, aiemmat kokemukset ja fasilitoijan tavat rakentaa turvallista osallistumisen ilmapiiriä.
3. Liian paljon, liian vaikeasti
Alkuvuonna kävin asiakkaan kanssa tulevan työpajan materiaaleja läpi. Kesken kaiken rupesin hieromaan kämmenellä otsaani ja ähisin, että tää ei toimi. Katsoimme asiakkaan kanssa yhdessä osion suunnitelmaa ja pyyhimme siitä puolet pois. Ahdistus helpotti välittömästi.
Ulkopuolisena fasilitoijana astun usein tilanteeseen, jossa käsitellään haastavia kysymyksiä tai ratkotaan isoja ongelmia. Lähtökohtana se on erittäin kannatettava asia. Silti isojenkin asioiden äärellä on tärkeä muistaa, että yksinkertaisuus on valttia. Fasilitoijan vastuulla on isojen kysymysten palastelu pienempiin kokonaisuuksiin ja toteutuksen suunnittelu tavoitteeseen ja käytettävissä olevaan aikaan sopivaksi.
Vähemmän voi olla myös enemmän. Etenkin etätyöaikaan Teams-ähkyn keskeltä olen kuullut parahduksia siitä, miten ihmisiä saisi aktivoitua enemmän. Ehkä jo se riittää, että ihmisille antaa tilan keskustella asioista pienryhmässä? Vaikka vähän arkisemmassakin tilanteessa.
4. Aika loppuu kesken
Vartti ennen tilaisuuden päätöstä fasilitoijan roolissa ollut henkilöstökonsultti ryhtyi esittelemään priorisointimatriisia. Ajanpuutteen vuoksi hän rupesi lätkimään tiristämiämme kehittämiskohteita matriisiin kysymättä meidän näkemyksiämme asiasta. Osallistujana oloni oli typertynyt: mistä ihmeestä konsultti tietäisi, mikä meidän mielestämme on oleellista?
Tyypillisin virhe ajanhallinnassa on se, että tilaisuuden alkupuolella aikataulu ei pidä. Kiinnostava keskustelu on vaikea lopettaa tai aloituksessa käydäänkin aikataulusta unohdettu esittäytymiskierros. Jos koonnista täytyy tiivistää, aika vähenee tavoitteen kannalta oleellisimmista asioista: konkretisoinnista, päätöksenteosta ja seuraavien askelien sopimisesta.
Sanonkin usein valmennuksissani, että kannattaa tilanteessa pysyä jämäkkänä, vaikka osallistujilla olisi työskentelyn imu päällä.
Älä hätäile
Jos tunnistit itsesi yhdestä tai useammasta kohdasta: älä hätäile. Virheiden äärelle pysähtyminen tekee hyvää niin aloittelevalle kuin kokeneellekin fasilitoijalle. Parhaimmillaan moka paljastaa jotain odottamatonta. Tavoiteltuun tulokseen voikin päästä muilla työtavoilla kuin niillä, jotka itselle ovat kaikista mieluisimmat. Tai osallistujan kuunteleminen voikin tuoda esiin jonkin oleellisen näkökulman, jota paatunutkaan asiantuntija ei ole tullut ajatelleeksi.
Fasilitoija ei ole koskaan valmis. Kirjallisuuden lukeminen, vertaiskokemusten jakaminen ja itsenäinen reflektointi ovat hyviä tapoja kehittää omaa osaamista fasilitoijana. Jos tuntuu, että kaipaat ulkopuolista näkökulmaa fasilitointitaitojen kehittämiseen, valmennuksestani voi olla apua. Laita viestiä ja kerro, millaisia haasteita olet fasilitointipolullasi kohdannut.