Mitä fasilitointi tarkoittaa? (2022)

tammi 25, 2022

Oletko osallistunut joskus tapaamiseen, jossa koollekutsuja jakaa osallistujat pienryhmiin keskustelemaan? Entä kehittämistyöpajaan, jossa vetäjä pyytää osallistujia kirjoittamaan ajatuksiaan tarralapuille? Jos olet, olet silloin nähnyt fasilitointia käytännössä. Tässä kirjoituksessa käyn läpi, mitä fasilitointi oikein tarkoittaa. 

Fasilitointi tarkoittaa tavoitteellisen yhteistyön ohjaamista. Sen näkyvin osa on erilaiset menetelmät, jotka tukevat ihmisten keskusteluja ja toimintaa ryhmätyötilanteessa. Työtavalle keskeisiä ominaispiirteitä ovat osallistujalähtöisyys ja neutraali suhtautuminen sisältöön. Käsitteelle ei ole suomen kielessä vastinetta, joka kuvaisi riittävällä tarkkuudella työtavan ominaispiirteitä.

Fasilitoija on henkilö, joka vastaa siitä, että osallistujat pääsevät yhdessä asetettuun tavoitteeseen. Fasilitoija antaa osallistujille erilaisia tehtäviä, joiden avulla osallistujat esimerkiksi määrittelevät tavoitetta, ideoivat ratkaisuja, jäsentävät materiaalia tai arvioivat lopputulosta. 

Fasilitoinnin näkyviä osia ovat:

  • työpajojen, kokousten ja tilaisuuksien ohjaus
  • keskustelun ja ryhmätyöskentelyn menetelmät
  • ohjeistukset, tehtävänannot, puheenvuorojen jakaminen ja kysymysten kysyminen
  • kiteyttäminen, selkeyttäminen, muistiinpanojen kirjaaminen kaikkien saataville
  • innostaminen, aktivointi ja energiatasosta huolehtiminen

Osallistujalähtöisiä prosesseja

Fasilitointi keskittyy siihen, miten lopputulokseen päästään ennemmin kuin siihen, mitä lopputulos sisältää. Lopputulokseen voi päästä erilaisten prosessien avulla. Fasilitoija voi soveltaa esimerkiksi luovan ongelmanratkaisun, päätöksenteon, muutoksen johtamisen tai yhteiskehittämisen prosesseja. Kukin prosessin vaihe vaikuttaa siihen, mitä seuraavassa tapahtuu. 

Fasilitointi tarkoittaa osallistujalähtöistä työotetta. Sen ytimessä on osallistujien äänen tuominen esiin. Osallistujien äänen tuominen esiin on tarpeen silloin, kun halutaan sitouttaa ihmisiä mukaan asian käsittelyyn, tukea ihmisten itseohjautuvuutta tai tunnistaa, mikä on osallistujien kannalta olennaista. 

Osallistujat puolestaan vaikuttavat siihen, mikä on prosessin lopputulos. Fasilitoijan roolissa onkin tärkeää ymmärtää se, ettei lopputulosta voi tietää ennalta. 

Fasilitointi alkaa suunnitteluvaiheessa

Suunnitteluun kuuluu fasilitoinnin tavoitteen määrittely. Itselleni kolme tärkeintä kysymystä suunnittelun tueksi ovat: Mikä on muuttunut tilaisuuden jälkeen? Keitä tilaisuuteen on tulossa paikalle? Miten pääsemme toivottuun lopputulokseen? 

Tavoiteltu muutos voi olla jotain konkreettista, kuten yhteen koottua informaatiota, tai jotain aineetonta, kuten sitoutumista tai luottamuksen luomista. Toteutukseen vaikuttaa se, miten osallistujat ovat aiemmin tottuneet toimimaan ja mikä on heidän aiempi ymmärrys käsiteltävästä asiasta. Ammattimainen fasilitoija suunnittelee toteutuksen osallistujien ja tavoitteen mukaan.

Fasilitointiin kuuluu näkyvien osien lisäksi:

  • tavoitteen selkeyttäminen
  • hyvien kysymysten laatiminen
  • osallistujien valmiuden tunnistaminen, osallistumisen helpoksi tekeminen
  • työtapojen ja menetelmien valinta, tarkoituksenmukaisen toteutuksen suunnittelu
  • tilaisuuden agendan tai rakenteen varmistaminen
  • turvallisemman tilan valmistelu ja luominen

Miksi fasilitointia tarvitaan?

Fasilitointi tehostaa työskentelyä, tekee osallistumisesta mielekkäämpää ja auttaa keskittymään olennaiseen. Esittelen alla muutamia fasilitoinnin hyötyjä.

  • Tehostaminen: Hyvin suunniteltu ja fasilitoitu kokous etenee sujuvammin, pitää osallistujat aktiivisina ja varmistaa, että aika käytetään oikeisiin asioihin. Kokoustaminen ei ole ilmaista, joten hyvillä fasilitointitaidoilla voi säästää kustannuksia.
  • Olennaiseen keskittyminen: Kun työntekijät tai asiakkaat pääsevät itse kertomaan, mikä heidän mielestään on olennaista, välttää ratkaisemasta vääriä ongelmia tai kehittämästä tarpeettomia palveluja. 
  • Työntekijäkokemuksen vahvistaminen: Osallistujalähtöinen toiminta tarkoittaa esihenkilötyössä työntekijälähtöistä toimintaa. Fasilitoiva työote tukee työntekijöiden toimijuutta ja itseohjautuvuutta. 
  • Asiakaskokemuksen vahvistaminen: Osallistujalähtöinen toiminta tarkoittaa asiakkuuksien hoitamisessa asiakaslähtöistä toimintaa. Fasilitoivalla työotteella pääsee jyvälle asiakkaiden tarpeista ja voi tarjota asiakkaalle parempia palveluita. 
  • Tasapuolisemman vuorovaikutuksen varmistaminen: Fasilitoinnin avulla voi saada niidenkin äänen kuuluviin, jotka ovat luontaisesti vähemmän äänessä. Fasilitointi tasaa hierarkioita ja opittuja sosiaalisia rooleja.
  • Läsnäolon lisääminen: Erityisesti etäyhteyksien äärellä on huomattu, että kokouksissa voi olla vaikea keskittyä tai olla läsnä. Fasilitointi auttaa pysymään aiheen äärellä ja säätelemään tilaisuuksien kuormittavuutta. 

Kustannuksista kiinnostuvalle fasilitointi voi siis näkyä taloudellisena hyötynä: säästöinä ja uusina tulonlähteinä. Ihmisistä kiinnostuvalle se voi näkyä lisääntyvänä työhyvinvointina tai luottamuksen lisäämisenä. Osallistujalähtöinen työskentely tai uudenlaiset lähestymistavat voivat tuottaa myös iloa, mikä ei sekään näinä epävarmoina aikoina ole huono juttu.

Kuka voi fasilitoida?

Fasilitoijan roolin voi ottaa kuka tahansa. Yleensä fasilitoijana toimivat sellaiset ihmiset, jotka työskentelevät ihmisten parissa ja vetävät erilaisia kokouksia, työpajoja tai tilaisuuksia työssään. Heitä ovat esimerkiksi:

  • Työpajojen vetäjät: projektipäälliköt, kehittäjät, konsultit, palvelumuotoilijat
  • Kokouksien vetäjät: esihenkilöt, tiiminvetäjät, verkostojen koordinaattorit
  • Asiakasvastaavat: myyntipäälliköt, myyjät

Fasilitoijan rooliin kuuluu neutraali suhde työskentelyn sisältöön. Ulkopuolisen fasilitoijan palkkaaminen haastavampiin tilanteisiin voi olla perusteltua, jotta neutraali lähestyminen säilyy. 

Fasilitointia verrataan usein ohjaamiseen, valmentamiseen tai kouluttamiseen. Niissä onkin paljon samaa, mutta jonkin verran myös eroja. Fasilitoinnin ominaispiirteitä ovat osallistujalähtöisyys ja neutraali suhde sisältöön.

Mitä osaamista fasilitointiin tarvitaan?

Maailmanlaajuinen fasilitointijärjestö IAF on määritellyt fasilitoijan ydinosaamisalueet, jotka auttavat fasilitoijia onnistumaan työssään erilaisissa ympäristöissä. Osaamisalueisiin kuuluu esimerkiksi ryhmäprosessien suunnittelu, osallistuvan työskentely-ympäristön luominen ja tavoitteeseen ohjaaminen.

Myös seuraavista osaamisalueista on itselleni ollut fasilitoinnissa hyötyä:

  • ryhmänohjaus
  • päätöksenteon psykologia
  • tietojohtaminen
  • pedagogiikka
  • dialogi, vuorovaikutustaidot, kuunteleminen
  • strateginen ajattelu

Virtuaaliympäristöissä työskentelevälle fasilitoijalle voi olla hyötyä myös teknisestä osaamisesta ja luovasta ajattelusta. Virtuaaliympäristöstä on mahdollista luoda työpajatilaa vastaava luovan yhteistyön alusta. 

Toivon, että opit tästä kirjoituksesta jotain uutta siitä, mitä fasilitointi tarkoittaa. Kannustan rohkeasti kokeilemaan fasilitointia käytännössä – sitä oppii parhaiten tekemällä!

Kirjoittanut: Tuomas Tirkkonen

 

Tarvitsetko tilaisuuteen fasilitoijan? Etsitkö fasilitoinnin valmentajaa?

Olet oikeassa paikassa. Tupu Creativen perustaja Tuomas Tirkkonen on fasilitoinut luovaa yhteistyötä yli kymmenen vuoden ajan. Vuodesta 2019 alkaen hän on myös valmentanut fasilitointiosaamista organisaatioissa. Saat apua niin yksittäisten tilaisuuksien fasilitoinnissa kuin pidempien prosessienkin suunnittelussa ja fasilitoinnissa. Ota yhteyttä!

 

Esimerkkejä yhteistyöstä