Monessa asiantuntijaorganisaatiossa työtä voi tehdä ajasta ja paikasta riippumatta. Kun koko organisaatio rupeaa suosimaan etätyötä tai siirtyy kokonaan pois toimistolta, voi kokousten ja työryhmien toimintaan tulla muutoksia. Miten etätyön fasilitointi onnistuu yhtä sujuvasti, ellei jopa sujuvammin, kuin toimistolla rullaava arki?
Jos siirrytte koko organisaation laajuudelta etätöihin, kiinnittäkää huomiota etätyön kulttuuriin, harjoitelkaa työkalujen käyttöä ja ottakaa haltuun hyviä käytäntöjä yhteistyön tekemiseen etänä. Avoin ja aktiivinen kommunikointi on etäyhteistyössä ensisijaisen tärkeää.
Toimintakulttuuri kuntoon
Kun ihmisten välinen yhteydenpito on etäyhteyksien varassa, kiinnittäkää huomiota siihen, miten inhimillisyys säilyy vuorovaikutuksessa teknisistä välineistä huolimatta. Miettikää, millaiset yhteisöllisyyttä vahvistavat käytännöt sopivat juuri teille. Tässä on kootusti muutamia vinkkejä, joilla pääsette alkuun:
- Tunnistakaa tuttuja käytäntöjä: miettikää, miten ylläpidätte ystävyys- ja perhesuhteita, jos asutte eri paikoissa.
- Varatkaa aika ja paikka small-talkille: pitäkää yhteisiä etäkahvitaukoja, avatkaa etäyhteyslounge hengähdystauoille ja ottakaa kokouksissa aikaa kuulumisten vaihdolle.
- Ottakaa emojit, GIFit ja meemit käyttöön: tunneilmaisu kaventuu, kun vuorovaikutusta käydään tekstimuodossa. Muistakaa huumori!
- Tutustukaa rakentavan keskustelun pelisääntöihin: kirjoitetuissa keskusteluissa dialoginen ote vähentää väärinymmärryksiä ja ehkäisee provosoitumista.
Kokonaan etätyöhön siirtyminen voi synnyttää uusia toimintatapoja ja muuttaa toimintakulttuuria. Kun kiinnitätte etäkulttuuriin tietoisesti huomiota, teidän ei myöhemmin tarvitse kitkeä pois vahingossa syntyneitä, yhteistyötä hankaloittavia toimintatapoja.
Työkalut tutuiksi
Etätyöskentelyä tukevia työkaluja on tarjolla enemmän kuin koskaan. Ennen kuin sukellatte uusien työkalujen maailmaan, tutustukaa teillä jo käytössä oleviin työkaluihin huolella. Jos käytössänne on Teams, Google Meet tai Zoom, voitte tutustua niiden erilaisiin ominaisuuksiin. Google Driven tai O365:n kautta voitte jakaa tiedostoja ja työstää niitä yhdessä.
Sen lisäksi voitte ottaa käyttöön muita työkaluja, jotka tukevat esimerkiksi etätyöpajojen vetäjiä. Työkalujen lista on lähes loputon: Google Jamboard, Miro, Howspace, Padlet, Mentimeter, Trello, Mural… Lisää vinkkejä voi löytää esimerkiksi Virtual Facilitation Finland –FB-ryhmästä.
- Tutustukaa organisaationne käytössä oleviin työkaluihin: voitte löytää uusia tapoja käyttää tuttujakin työkaluja.
- Harjoitelkaa työkalujen käyttöä: varatkaa vartti vastuuttomalle leikkimiselle työkalujen parissa. Keksikää yhdessä, miten voitte pyytää puheenvuoroa, jakautua pienryhmiin ja piirtää valkotaululle.
- Keskittykää myös etänä työn tavoitteeseen: työkalut eivät tee työtä puolestanne.
Luovuus työkalujen käytössä on sallittua! Kerran kokeilimme kolmen hengen työryhmällä tehtävää, jossa jokainen kehitteli yhteen aiheeseen 5 min ratkaisuja ja ajan tullessa täyteen aiheita vaihdettiin. Jokaiselle aiheelle oli Google Sheetsissä oma välilehti, ja aikamerkin kohdalla jokainen siirtyi välilehdeltä seuraavaan samaan tapaan kuin olisimme vaihtaneet papereita keskenämme.
Etätyön fasilitointi
Kun olette varmistaneet, että ihmiset kokevat yhteenkuuluvuutta organisaatioon myös etänä ja olette ottaneet työkalut haltuun, voitte ruveta hommiin. Etätyön fasilitointi vaatii hieman suunnittelua, mutta sen avulla saatte etäkokouksista ja -työpajoista eniten irti. Tässä hyviä käytäntöjä etätilaisuuksien järjestämiseen:
- Kaikki osallistuvat etänä: näin kaikilla on tasavertainen osallistumisen mahdollisuus. Osallistujat varaavat häiriöttömän tilan ja laittavat myös älylaitteiden ilmoitukset pois päältä.
- Nimetkää tilaisuudelle fasilitoija: yhden ihmisen rooliin kuuluu läsnäolijoiden aktivointi, tehtävien ohjeistaminen ja tavoitteeseen ohjaaminen. Sujuvuuden vuoksi etäpalaverit kannattaa suunnitella huolellisesti. Fasilitoijan rooli voi olla kiertävä.
- Varatkaa aikaa tekniseen säätöön: kalenterikutsun alkamisajaksi voi laittaa 10 minuuttia ennen tilaisuuden varsinaista aloitusta.
- Aloittakaa tilaisuus selkeästi: tilaisuuden alussa on hyvä sopia tilaisuuden käytännöistä ja pyytää osallistujilta “elonmerkki”. Fiiliskierrokset, GIFit ja kuvat toimivat tässä tarkoituksessa hyvin.
- Päättäkää tilaisuus selkeästi: tilaisuuden lopussa käydään läpi, mitä on saatu aikaan ja pyydetään osallistujilta elonmerkki samaan tapaan kuin alussa.
Etätilaisuuden vetäjän tehtävä vaatii aktiivista otetta etenkin siinä, miten muut ihmiset saadaan osallistumaan. Osallistujana mikrofonin avaaminen ja puheenvuoron ottaminen voi vaatia hieman rohkeutta, mutta se helpottuu ajan kanssa, kun saatte muodostettua juuri teille sopivat toimintatavat.
Onko teidän toimistonne lisännyt etätyötä tai siirtynyt etätyöhön kokonaan? Laita vinkit jakoon työkavereillesi, niin pääsette rakentamaan sujuvaa etätyökulttuuria. Voitte myös pyytää minulta apua etätyötapojen sparrailussa – se hoituu etänä, luonnollisesti!