“Viestintä onnistuu vain sattumalta”, ennusti Googlen hakukenttä hakulausetta. Onnistumiset kulttuurihyvinvoinnin hankkeen tulosviestinnässä voivat tuntua sen valossa vielä haasteellisemmilta. Tässä retrospektiivisessä kirjoituksessa kerron, miten tulosviestintää ratkottiin kesällä 2018 yhdessä Space!-hankkeen kanssa.
Tulosviestinnästä puhuttaessa on hyvä erotella heti alkuun se, mitä sanalla tarkoitetaan. Järjestökentällä hankkeen tulokset mielletään usein niiksi asioiksi, jotka hankesuunnitelmassa on luvattu rahoittajalle. Rahoittajakohtaisesti näiden jaottelussa on eroja, ja tulokset, tuotokset ja vaikutukset menevät helposti sekaisin. Viestinnän suhteen neuvon: unohda ne.
Tulosviestinnän tavoite on auttaa siinä, että hankkeen tulokset juurtuvat osaksi olemassaolevia palveluja tai käytäntöjä. Silloin tarvitaan toisenlaista viestinnän strategiaa.
Tunnista sidosryhmien tarpeet
Tuloksista viestiessä on tulosten lisäksi hyvä kertoa, minkä ongelman tulokset ratkaisevat. Ongelma ei kuitenkaan näytä samalta, jos sitä katsoo eri sidosryhmien näkökulmasta. Tässä kuvitteellisia esimerkkejä siitä, miten eri sidosryhmät voivat ongelman nähdä.
Rahoittaja: “Nuorten syrjäytyminen käy kalliiksi inhimillisesti ja taloudellisesti.”
Organisaation johto: “Toiminnastamme jää nuoria liian paljon pois.”
Nuorten kanssa työskentelevät ammattilaiset: “Meillä ei ole riittävästi työkaluja erilaisten nuorten huomioimiseen.”
Nuoret: “En tiiä, mitä mun pitäs tehä, kun tuntuu pahalta.”
Jos nämä neljä sidosryhmää ymmärtävät, että projektin tulokset ratkaisevat heidän ongelmansa, on hyvin todennäköistä, että projektin tulokset juurtuvat käytäntöön. Toiminta saa rahoituksen, organisaatiossa johdetaan muutos uuden toiminnan käyttöönottoon, ammattilaiset oppivat uudenlaisen työkalun ja nuoret osaavat ilmaista tarpeensa toiminnalle.
Muotoile viesti sidosryhmän mukaan
Siinä missä eri sidosryhmillä on erilaiset ongelmat, tarvitsevat myös eri sidosryhmät tietoa tuloksista erilaisilla tavoilla. Viestintää usein ajatellaan tiedottamisena tai sosiaalisen median läsnäolona. Niiden lisäksi viestintää tehdään läpi hankkeen ajan erilaisissa kanavissa: seminaareissa, tapaamisissa ihmisten kanssa, neuvotteluissa rahoittavien kumppanien kanssa ja toimintaan osallistuvien parissa.
Viestimisen tapa ja viestin sisältö on hyvä tehdä tilanteeseen ja sen vastaanottajalle sopivaksi:
Viesti rahoittajalle: “Näin monta prosenttia toimintaan osallistuneista nuorista koki elämänlaatunsa parantuneen! Sen myötä he todennäköisesti jaksavat viedä opintonsa loppuun.”
Viesti organisaation johdolle: “Kaikille nuorille ei ole mahdollista osallistua perinteiseen toimintaanne. Tällä voitte laajentaa toimintamahdollisuuksianne.”
Viesti ammattilaisille: “Tämä työkalu syventää ammatillista osaamistanne.”
Viesti nuorelle: “Saat osallistua juuri sellaisena kuin olet.”
Näin eri sidosryhmät voivat liittyä kehittämistyönne tuloksiin omalla tulokulmallaan.
Toimenpidematriisi – asiat tärkeysjärjestykseen
Tekstissä esittelemäni sisällöt pohjaavat fasilitoimaani tulosviestinnän sparraukseen, jonka järjestimme yhdessä Space! – Tilaa nuorten ehkäisevään mielenterveystyöhön -projektin kanssa kesällä 2018. ”Olimme tulosviestinnän sparraukseen tullessamme projektin loppuvaiheessa, jossa ymmärrystä ja erilaisia tuloksia oli karttunut jo hyvänlaisesti. Kokonaisuuden hahmottaminen varsinkin viestinnän kannalta tuntui kuitenkin jossain määrin kaoottiselta,” kuvaa projektikoordinaattori Sanni Sihvola.
Sparrauksen aluksi kävimme yhdessä projektin henkilöstön kanssa läpi sitä, mitä tuloksilla tarkoitetaan, mitä viestinnän tarpeita hankkeen viimeisenä puolena vuotena on ja mitkä sidosryhmät ovat tärkeitä tulosten kannalta.
Tämän jälkeen alkoi hankalin työvaihe, kun heräsi kysymys: miten tämän kaiken ehtii tehdä?
Loin työstössä nousseiden asioiden perusteella valkotaululle tulosviestinnän matriisin, eli taulukon, johon rupesimme sovittamaan seuraavia asioita: Mikä on tulos, josta viestitään? Mikä viestinnän tavoite on? Mitä sidosryhmää asia koskee? Miksi tuloksesta viestitään? Missä muodossa viestitään? Mitä kanavaa käytetään? Kuka vastaa, että asia etenee? Kuinka viestin toteutumista seurataan?
Taulukon kohdat priorisoitiin antamalla kullekin kohdalle numeroarvo tärkeimmästä vähiten tärkeään asteikolla 1-3.
Työskentelyn hyödyt
“Sparraustyöskentelyn kautta projektin toimintaa ja kertynyttä ymmärrystä järjestettiin muun muassa onnistumiskokemusten näkökulmasta, ja ”pakotettiin” priorisoimaan tärkeimmät. Työskentely eteni hyväntahtoisen ripeästi vaiheesta toiseen, ja hämmästyinkin, miten valmiiseen työsuunnitelmaan pääsimme rajatussa ajassa,” projektikoordinaattori Sanni Sihvola kuvaa työskentelyä.
“Ymmärsimme tehneemme hyvää työtä, mistä saatoimme viestiä hyvillä mielin. Työssä lasten ja nuorten mielenterveyden edistämisessä tämä asia saattaa hukkua, kun työsarka on niin tärkeä ja loputon.”
Tulosviestinnän matriisi jäi projektin työntekijöille työsuunnitelman pohjaksi. Sen avulla työntekijöillä oli mahdollisuus jäsentää projektin loppuvaiheiden työtä paremmin.
Autan järjestöjä mielelläni tulosviestinnän tukkeiden ja työn priorisoinnin kanssa. Ota yhteyttä ja kerro, miten voin olla avuksi!